+7(495)363-53-33
Когда бизнес масштабируется и выходит на федеральный уровень, переезд в столицу становится стратегической задачей. В этом кейсе рассказываем, как мы организовали полный переезд крупного офиса IT-компании из Новосибирска в Москву — с сохранением всех бизнес-процессов и без потери рабочих дней.
Задача: Федеральный масштаб за 2 недели
Наш клиент — быстрорастущая IT-компания с офисами в нескольких городах России. Решение: объединить ключевые подразделения в Москве и перевезти головной офис из Новосибирска в столицу.
Вводные данные:
? Площадь офиса: 450 м²
? Сотрудников: 120 человек
? Рабочих мест: 110
?️ Серверное оборудование: 4 стойки с дата-центром
? Архив: 15-летняя документация
? Маршрут: Новосибирск — Москва, 3300 км
⏱️ Срок: 10 дней на полный переезд
Ключевые требования клиента:
- Ноль простоев — сотрудники не должны потерять ни одного рабочего дня
- Серверы под защитой — оборудование должно работать сразу после подключения
- Синхронизация городов — параллельная работа двух площадок во время переезда
- Полная сохранность — дорогостоящее оборудование и архивы
Наше решение: Двухпоточная логистика
Мы разработали стратегию «параллельный переезд», разделив проект на два независимых потока, которые синхронизировались в Москве.
? ПОТОК 1: Тяжёлая техника и архивы (Новосибирск → Москва)
Этап 1. Предпереездный аудит (За 2 недели)
- Наш логист и старший бригадир вылетели в Новосибирск для оценки объектов
- Составлена 3D-схема расстановки мебели в новом московском офисе
- Разработана карта упаковки с цветовой маркировкой для каждого отдела
- Подготовлен детальный график работ с учётом часовых поясов
Этап 2. Упаковка и подготовка (День 1-3)
- В Новосибирск прибыла усиленная бригада из 8 человек
- Серверное оборудование: демонтаж, упаковка в антистатические кейсы с датчиками удара, создание резервных копий
- Офисная мебель: разборка, упаковка в трёхслойный картон и стрейч-плёнку
- Архив: систематизация по годам, упаковка в кислотосвободную бумагу и герметичные короба
- Маркировка: каждая коробка получила QR-код с привязкой к конкретному отделу и рабочему месту в новом офисе
Этап 3. Погрузка и отправка (День 4)
- Для перевозки задействовали два 20-тонных фургона:
- Фургон №1: серверное оборудование и архивы (климат-контроль, пневмоподвеска)
- Фургон №2: мебель и оргтехника (стандартный тент)
- Груз застрахован на полную стоимость
- Экипажи сменных водителей отправлены по маршруту Новосибирск — Москва с GPS-трекингом и ежедневными отчётами
Этап 4. В пути (День 5-9)
- Ежедневные отчёты клиенту: геолокация, состояние груза, прогноз прибытия
- Две плановые остановки для контроля креплений и дозаправки
- Круглосуточная связь с диспетчером
Этап 5. Прибытие и разгрузка (День 10)
- Встреча фур в Москве, сверка по QR-кодам
- Разгрузка с сортировкой по зонам нового офиса
- Первичный осмотр — все датчики удара в норме
? ПОТОК 2: Организация работы в Москве
Параллельно с перевозкой груза мы готовили площадку в столице:
Этап А. Подготовка помещений (За неделю до прибытия)
- Осмотр нового офиса, замеры дверных проёмов и лифтов
- Координация с управляющей компанией бизнес-центра (график подачи машин, бронирование грузового лифта)
- Подготовка зон приёма мебели с временным складированием
Этап Б. Встреча и сборка (День прибытия + 2 дня)
- Бригада из 10 сборщиков приступила к работе сразу после разгрузки
- Сборка мебели строго по карте расстановки
- Подключение оргтехники, настройка локальной сети
- Распаковка архивов, размещение в новых шкафах
Этап В. Серверная комната — сердце офиса
- Монтаж серверных стоек
- Подключение оборудования под контролем сисадмина клиента
- Тестовый запуск, проверка резервных копий
- Передача документации
? Бюджет переезда (для понимания масштаба)
| Статья расходов | Стоимость |
|---|---|
| Два 20-тонных фургона (Новосибирск — Москва) | 450 000 ₽ |
| Упаковочные материалы (спец. уровень) | 180 000 ₽ |
| Бригада грузчиков в Новосибирске (8 чел., 3 дня) | 240 000 ₽ |
| Бригада сборщиков в Москве (10 чел., 2 дня) | 200 000 ₽ |
| Такелажные работы (серверы) | 90 000 ₽ |
| Страхование груза | 65 000 ₽ |
| ИТОГО | 1 225 000 ₽ |
Все цены указаны с НДС, финальная стоимость зафиксирована в договоре
Результат: Бизнес в Москве без потерь
✅ 3300 км преодолено за 9 дней
✅ 2 фуры с грузом прибыли точно по графику
✅ 120 сотрудников вышли на работу в понедельник в новый офис
✅ 4 серверные стойки запущены и работают
✅ 15 лет архива — в полной сохранности
✅ 0 повреждений — ни одной царапины на мебели, ни одного сбоя в оборудовании
Главное достижение: Компания не останавливала работу ни на один день. Пока груз ехал через страну, сотрудники работали удалённо и в региональных офисах. В понедельник после прибытия они просто вошли в новый офис и продолжили работать.
? Отзыв клиента (публикуется с разрешения)
«Когда мы решили перевозить головной офис в Москву, многие говорили: «Это же 120 человек, серверы, архивы — вы выпадете из работы на месяц». Мы нашли «Ева Автотранс» и поняли — можно иначе.
Ребята предложили систему, о которой мы даже не думали: параллельная работа в двух городах, QR-коды на каждой коробке, датчики удара на серверах, ежедневные отчёты с дороги. В итоге груз приехал раньше, чем мы настроили все документы в Москве.
Самое удивительное: в понедельник мы открыли офис, и всё работало. Серверы — запущены, столы — на местах, архив — в шкафах. Как будто и не было этих 3300 км. Огромное спасибо команде за профессионализм и человеческое отношение!»
— Елена, HR-директор компании
? Что мы вынесли из этого проекта
- Масштаб требует системы. Перевезти офис на 120 человек через полстраны — это не про грузчиков, это про логистику, планирование и синхронизацию.
- QR-коды и маркировка экономят дни. Когда коробки приезжают и сразу попадают в нужные кабинеты — это не магия, а подготовка.
- Серверы — это отдельная история. Перевозка дата-центра требует не только спецтранспорта, но и понимания, как работает оборудование. Мы учились у клиента и применяли лучшие практики.
- Коммуникация решает всё. Ежедневные отчёты, прозрачность каждого этапа, доступность менеджера 24/7 — это то, за что нас благодарят клиенты.
? Ваш офис тоже планирует переезд в другой город?
Мы знаем, как организовать процесс так, чтобы бизнес не останавливался ни на день. Любой масштаб, любой маршрут по России.
? Получите индивидуальный расчёт и план переезда для вашей компании
➕ Бонус: Советы для тех, кто планирует переезд офиса в другой город
- Начинайте подготовку за 2-3 месяца. Даже если кажется, что всё просто.
- Проведите аудит. Что реально нужно везти, а что проще купить на новом месте?
- Сделайте резервные копии. Всех данных, всех документов.
- Продумайте временную схему работы. Где будут сотрудники, пока груз в пути?
- Выбирайте подрядчика не по цене, а по опыту. Спросите кейсы похожих переездов.
Добавить комментарий